Một số thủ thuật cực hay khi sử dụng Excel 2007/ 2010/ 2013..(Phần 1)

1/ Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL 2007 và EXCEL 2010/ 2013.

Trong quá trình làm việc trên bảng tính
EXCEL

, đôi khi ta cần mở đồng thời nhiều bảng tính để xem xét và chỉnh sửa trên các bảng tính đó thì phải làm như thế nào?

Bài viết này sẽ giới thiệu cho các bạn thủ thuật EXCEL cách mở nhiều bảng tính khác nhau trong cùng một cửa sổ làm việc trên
EXCEL 2007, EXCEL 2010 và EXCEL 2013.

Trong Thẻ
View

>Chọn
Arrange All

Sau đó có 1 hộp thoại mở ra.

thu-thuat-excel-1

Trong đó có các lựa chọn:

“
Vertical

”: 2 cửa sổ sẽ được đặt cạnh nhau, giống như khi bạn canh chúng về phía bên trái và bên phải màn hình

“
Tiled

”: Trong trường hợp bạn mở 2 bảng tính, “
Tiled

” sẽ hoạt động giống “
Vertical

”, đặt 2 bảng tính về 2 bên trái, phải của màn hình như hình dưới đây:

Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL – Kiểu Tiled

“
Horizontal

”: 2 cửa sổ bảng tính được đặt theo chiều ngang (một cửa sổ nằm trên, một cửa sổ nằm dưới). Như hình dưới:

thu-thuat-excel-3

Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL – Kiểu Horizontal

“
Cascade

”: Các cửa sổ bảng tính được xếp theo dạng bậc.

thu-thuat-excel-4

Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL – Kiểu Cascade

Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL2013:

Các phiên bản Microsoft Excel trước đã cho phép xem hai bảng tính ở cạnh nhau (Nhưng chung cửa sổ làm việc, chung công cụ làm việc). Tuy nhiên, trên phiên bản MS Excel 2013 mọi việc dễ dàng hơn bằng cách cho phép bạn canh 2 bảng tính ở 2 cửa sổ tách rời nhau với đầy đủ công cụ làm việc.Mỗi bảng tính có 1 Cửa sổ làm việc khác nhau.

Để thực hiện, bạn chỉ cần đơn giản kéo một cửa sổ sang một bên của màn hình cho tới khi thấy xuất hiện một vòng tròn thoáng hiện ra ở chỗ con trỏ. Cửa sổ Excel sẽ nằm ở một bên, chiếm một nửa màn hình. Sau khi bạn đặt cả hai cửa sổ vào hai bên màn hình, hai bảng tính sẽ được hiển thị nhưng trong hình dưới đây.

thu-thuat-excel-5

Mở nhiều bảng tính khác nhau trong EXCEL 2013

Để điều chỉnh các dạng xem:

Tiled, Vertical, Horizontal, Cascade

ta cũng làm tương tự như trên

MS EXCEL 2007

và

EXCEL 2010

.

Nếu bạn muốn cuộn xem hai (hoặc tất cả) bảng tính cùng một lúc, bạn có thể bật lựa chọn “
Synchronous Scrolling

” trong mục “
Window

” của tab “
View

”. Khi đó, bạn có thể cuộn xem cả 2 bảng tính khi di chuyển thanh cuộn trên một cửa sổ. Cách làm này rất hữu ích khi bạn muốn so sánh hai bảng tính với nhau để tìm sự khác biệt.

2/

Thêm chú thích vào trong Công thức EXCEL:

Thêm chú thích
trên bảng tính
EXCEL

là một trong những cách giúp bạn có thể quản lý Dữ liệu một cách dễ dàng bởi trong quá trình làm việc trên bảng tính Excel có rất nhiều vùng Dữ liệu được lấy từ nhiều Chứng từ Kế toán khác nhau, hoặc nhiều Hóa đơn khác nhau, nhiều cách tính khác nhau cho mỗi loại Sản phẩm,…bản thân bạn không thể nhớ hết được. Nhưng bạn sẽ không phải ghi nhớ làm gì bởi trên MS EXCEL đã cung cấp chức năng chèn Chú thích cho Công thức, cũng như chú thích cho ô Dữ liệu.

Công thức N() cho phép bạn thêm một chú thích trực tiếp vào bên trong một ô bảng tính. Để sử dụng chức năng này bạn chỉ cần thêm một dấu cộng (+) vào cuối của công thức chính và sau đó nhập vào một chuỗi văn bản chú thích vào trong dấu ngoặc kép bên trong dấu ngoặc đơn.

Ví dụ: Khi bạn thêm công thức N(“Trích ra 2 ký tự từ ký tự thứ 3 trong Mã Số Nhân Viên”) vào ngay sau công thức của hàm MID, thì kết quả vẫn không hề thay đổi, và khi bạn nhấp chuột tới ô kết quả F3, bạn sẽ nhìn thấy chú thích của hàm MID trong trường hợp này trên ô Công thức.

thu-thuat-excel-6

Thêm chú thích trên bảng tính EXCEL

Thêm chú thích vào ô Dữ liệu trong Bảng tính EXCEL

Với cách chèn chú thích vào ô Dữ liệu, khi bạn dê chuột qua ô Dữ liệu đó, bạn có thể nhìn thấy được Nội dung chú thích hiện lên ngay trong 1 khung
popup

nhỏ bên cạnh ô
Dữ liệu

.

Để thêm chú thích vào ô bảng tính thì bạn chỉ việc chọn ô cần chú thích, từ thanh menu
Ribbon

phía trên chọn thẻ
Review/New Comment

hoặc sử dụng tổ hợp phím
Shift+F2

.

thu-thuat-excel-7

Ngay lập tức một popup nhỏ sẽ hiển thị ngay tại ô đó, bạn chỉ việc chỉnh sửa nội dung bên trong popup đó là được.

thu-thuat-excel-8

Thêm chú thích vào ô Dữ liệu trong EXCEL

Khi đã chỉnh sửa xong, bạn chọn một ô bất kỳ ngoài ô vừa chọn để hoàn tất thao tác. Đối với những ô bảng tính có chèn chú thích thì sẽ xuất hiện một dấu tam giác màu đỏ ở góc trên bên phải của ô bảng tính.

Còn nếu bạn không muốn chú thích cho ô bảng tính đó nữa thì đơn giản bạn chỉ việc bấm phải chuột vào ô đó sau đó chọn
Delete Comment

.

thu-thuat-excel-9

Xóa chú thích trong EXCEL

3/ Thủ thuật thao tác với Sheet trong Excel

Sự tích hợp các Sheet trên Microsoft Excel sẽ giúp bạn dễ dàng làm việc với các
Sheet

thay vì phải làm việc với nhiều của sổ làm việc như một số ứng dụng khác. Đây cũng là một ưu điểm lớn trong Excel.

Những thiết lập có sẵn trên các
Sheet trong Excel

bạn hoàn toàn có thể thay đổi để phù hợp với các thao tác làm việc với Sheet trong Excel.

1. Thay đổi số Sheet hiển thị mặc định

Mặc định cửa sổ MS Excel chỉ hiển thị tối đa 3 Sheet khi mở một cửa sổ làm việc mới, và bạn có thể thêm hoặc xóa một
Sheet

dễ dàng.

Để hiển thị số Sheet thêm số Sheet mà khi bạn mở ứng dụng phần mềm Excel, luôn hiện ra mặc định số Sheet mà bạn muốn, thì bạn có thể làm theo hướng dẫn sau đây: Chọn
Office Button > Excel Option

Trên Tab
Popular trong ExcelOption

, bạn chọn số Sheet hiển thị tại dòng “
Include this many sheets

” sau đó điền số lượng Sheet mà bạn muốn hiện thị > Click
OK

Tương tự như trên Excel 2007, bạn hoàn toàn có thể thay đổi số Sheet trên Excel 2010.

Bạn vào
File

-> Chọn
Option

rồi cũng làm tương tự như hình hướng dẫn trên.

2. Thay đổi kích thước hiển thị Sheet trên Windows

Click chuột phải lên Desktop và chọn
Personalize

, nhấn chọn mục
Windows Color

và click tiếp vào dòng link màu xanh
Advanced Appearance settings

, sau đó thực hiện các bước sau:

3. Thay đổi màu thẻ cho Sheet

Để thuận tiện cho công việc, và dễ tìm Sheet dữ liệu, bạn hoàn toàn có thể đánh dấu cho Sheet của mình bằng những màu sắc khác nhau và với Tên Sheet khác nhau.

Trong Excel mặc định là các Sheet có màu như nhau và tên Sheet lần lượt là :

Sheet 1, Sheet2,…

Bạn có thể
thay đổi Tên Sheet

và Màu Tab Sheet theo hướng dẫn sau:

Tên tab Sheet đang chọn, Click chuột phải vào
Tab Sheet

:

Tab Color

: Chọn màu muốn hiển thị.

Rename

: Đặt lại tên Sheet sao cho dễ hiểu và dễ nhớ.

Đặt tên và Đổ màu cho Tab Sheet trong Excel

4. Ẩn vùng làm việc với Sheet

Click chuột phải vào
Tab Sheet

đang chọn >
Hide.

Để hiện lại những
Sheet

đã bị ẩn, bạn Tích chuột phải vào 1 Tab Sheet bất kỳ chọn
Unhide

5.Tạo tiêu đề cho nhiều sheet trong 1 lần thực hiện

Bạn có nhiều sheet và bạn muốn tạo cho mỗi sheet như vậy có tiêu đề giống nhau, bạn chỉ cần làm một lần như sau:

Click chuột phải vào Tab Sheet hiện tại, giữ Ctrl và Click chuột sang các Tab Sheet khác muốn đặt Tiêu đề giống nhau. Sau đó chọn
Select All Sheets

từ Menu phụ mở ra.

Bạn đặt tiêu đề trên Sheet đầu tiên, có thể là chữ, hình ảnh ,…

Sau đó nhấp chuột phải lên Tab của Sheet hiện hành và chọn
UnGroup Sheets

từ menu phụ. Tiêu đề sẽ xuất hiện ở tất cả các sheet trong
workbook

.

4/ Tổng hợp 35 phím tắt trong Excel hay dùng nhất

Sử dụng phím tắt trong Excel là một trong những biện pháp giúp bạn tương tác, làm việc trên phần mềm Excel một cách nhanh chóng và dễ dàng. Và các tổ hợp phím tắt đặc biệt phát huy hiệu quả trong trường hợp chuột sử dụng bị hỏng.

Tổng hợp 35 phím tắt trong Excel hay được sử dụng nhất sẽ giúp bạn giải quyết việc thao tác với phần mềm Excel , các công việc tính toán sử dụng bảng tính một cách nhanh nhất, hiệu quả nhất.

1. Tổ hợp phím tắt cơ bản trong Excel: